En una ferretería el inventario se pierde por tres lados: productos que se compran en una unidad y se venden en otra, miles de códigos sin orden y precios que cambian cada semana. Se controla con un catálogo ordenado, conversión automática de unidades, existencias por bodega y conteos cíclicos.
1. Ordená el catálogo antes de contar
- Un código por producto y por medida (varilla 3/8, 1/2, 5/8 son productos distintos).
- Categorías que usen tus vendedores: hierro, cemento, eléctrico, fontanería, pintura, herramientas.
- Código de barras cuando el proveedor lo trae; si no, uno propio.
2. Resolvé las unidades de medida
Comprás cable por rollo y lo vendés por metro; clavo por caja y lo vendés por libra; pintura por galón y cuarto. Si el inventario no convierte solo, nunca va a cuadrar. Definí para cada producto la unidad de compra, la de venta y el factor de conversión.
3. Existencias por bodega y lo reservado
Si tenés mostrador y bodega (o varias bodegas), llevá existencias por ubicación. Cuando cotizás a un contratista, reservá lo cotizado para que nadie lo venda dos veces.
4. Conteos cíclicos en lugar del conteo anual
- Cada semana contá una categoría (por ejemplo, eléctrico).
- Compará contra el sistema y ajustá con motivo: daño, robo, error de despacho.
- Revisá las diferencias grandes: casi siempre son un problema de unidad de medida o de un despacho sin factura.
5. Precios y reposición
Con precios que cambian cada semana, conviene una actualización masiva y varias listas (mostrador, contratista, mayoreo). Para comprar, usá mínimos y máximos por producto: el sistema propone la orden de compra cuando algo baja del mínimo.
¿Excel o sistema?
Excel sirve para empezar, pero no descuenta solo al vender, no reserva cotizaciones y no convierte unidades. Un sistema para ferreterías lo hace en cada venta, cotización y compra. En SITEC la cotización al contratista se convierte en pedido y factura con CAI sin volver a digitar, y el crédito de cada cliente queda controlado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo manejo productos que compro por caja y vendo por unidad?
Definí la unidad de compra, la de venta y el factor. El sistema convierte al recibir la compra y al vender.
¿Cada cuánto debo contar el inventario?
Lo más práctico es contar una categoría por semana (conteo cíclico) y hacer un conteo general una o dos veces al año.
¿Sirve para varias bodegas?
Sí. Lo recomendable es llevar existencias por bodega y registrar los traslados entre ellas.
Hacelo con un sistema, no a mano
SITEC es software hecho en Honduras: facturación con CAI, contabilidad, inventario, planilla y cobros en un solo lugar, con soporte local. Mirá cómo funciona para una ferretería o agendá una demo de 30 minutos.
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