El CAI (Código de Autorización de Impresión) es el código que el SAR asigna a un rango de facturas u otros documentos fiscales. Una factura es válida cuando su número cae dentro del rango autorizado y se emite antes de la fecha límite que aparece junto al CAI.
Qué significa CAI
CAI significa Código de Autorización de Impresión. Lo otorga el Servicio de Administración de Rentas (SAR) cuando una empresa solicita autorización para emitir documentos fiscales: facturas, notas de crédito, notas de débito, recibos por honorarios y otros.
El CAI no es un número por factura: ampara un rango completo. Por ejemplo, un CAI puede autorizar de la factura 000-001-01-00000001 a la 000-001-01-00000500. Cuando se acaba el rango o vence la fecha límite, hay que pedir uno nuevo.
Qué datos debe traer una factura con CAI
Además de los datos de la venta, cada documento fiscal debe mostrar la información de su autorización. Revisá que tu factura tenga, como mínimo:
- Nombre o razón social, RTN, dirección y teléfono del emisor.
- El CAI completo, impreso tal como lo asignó el SAR.
- El rango autorizado: del número inicial al número final.
- La fecha límite de emisión.
- El número del documento en el formato establecimiento, punto de emisión, tipo de documento y correlativo (por ejemplo 000-001-01-00000123).
- Fecha de emisión, nombre del cliente y su RTN cuando lo pida.
- Detalle de lo vendido, importes exentos, exonerados y gravados, el ISV separado por tasa y el total.
Los requisitos exactos dependen del tipo de documento y de tu régimen; tu contador o la guía de facturación del SAR tienen la lista vigente.
Cómo saber si una factura es válida
- Ubicá el CAI, el rango autorizado y la fecha límite de emisión en la factura.
- Comprobá que el número de la factura esté dentro del rango.
- Comprobá que la fecha de la factura sea anterior o igual a la fecha límite.
- Si tenés dudas, consultá el CAI en el portal del SAR, que tiene una consulta pública de documentos fiscales autorizados.
Una factura fuera de rango o emitida después de la fecha límite puede no servir como crédito fiscal para tu cliente, y eso termina en reclamos y en facturas que hay que anular.
Los tres errores más comunes con el CAI
- Seguir facturando cuando ya venció la fecha límite, porque nadie la tenía a la vista.
- Saltarse o repetir correlativos al facturar desde varias cajas o varias computadoras.
- Quedarse sin números a media semana porque el rango se agotó antes de lo previsto.
Los tres se evitan cuando el sistema de facturación administra el CAI por vos: lleva el correlativo, bloquea lo que está fuera de rango y avisa con tiempo antes de que se venza la fecha o se agote el rango.
Cómo lo resuelve un sistema de facturación
En SITEC cargás cada CAI con su rango y su fecha límite por punto de emisión. El sistema asigna el correlativo en cada factura, imprime los datos fiscales que exige el SAR, no deja emitir fuera de rango ni después de la fecha, y te avisa antes de que se venza para que pidás el siguiente a tiempo.
Preguntas frecuentes
¿El CAI es por factura o por rango?
Por rango. Un mismo CAI ampara todos los documentos del rango autorizado, hasta el número final o hasta la fecha límite de emisión, lo que ocurra primero.
¿Qué pasa si facturo después de la fecha límite?
La factura queda fuera de la autorización. Hay que pedir un nuevo CAI antes de esa fecha y emitir con él.
¿Cada caja necesita su propio CAI?
Cada punto de emisión lleva su propia numeración autorizada. Si facturás desde varias cajas o sucursales, cada una necesita su rango.
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